Autor: Javier Fernandez-Ros
¿Que tipo de organización soy? Hacia la organización 4.0
¿Qué es una PMO?
Las oficinas de Gestión de proyectos o PMO (Project Management Office) son divisiones que tienen la misión de garantizar la definición y ejecución de los proyectos requeridos para conseguir los objetivos estratégicos de la organización.
En este contexto, la oficina de proyectos actúa como nexo entre las estrategias y las operaciones promoviendo la actuación sobre los principales hitos requeridos para cumplir con las necesidades de la organización.
La traducción de todo lo anterior se materializa en la ejecución de múltiples proyectos que actúan sobre todas la áreas de la organización a nivel de tecnología, procesos y personas, siendo el principal reto establecer estándares que permitan gestionar estos proyectos tanto a nivel individual como a nivel global.
¿Por qué se requiere estandarizar?
La gestión de proyectos, al igual que cualquier otro ámbito de conocimiento o actuación, tiene cierto nivel de complejidad. De una manera muy resumida, los principales aspectos en la gestión de un proyecto se basa en la triada Tiempo-Calidad-Coste (y siendo purista habría que añadir a estos el Alcance del mismo proyecto), requiriendo de indicadores que permitan su estado en todo momento.
La definición de estos indicadores es clave antes de iniciar el proyecto, contando con las percepciones y opiniones de todos los actores involucrados (principalmente las personas del comité de proyecto que se encargaran de facilitar la toma de decisiones y la evolución del proyecto).
Si esto lo extrapolamos a múltiples proyectos de una misma organización, es muy habitual disponer una gran variedad de criterios en la definición de dichos indicadores, lo que, aun manteniendo una esencia de objetividad, impiden poder hacer un seguimiento global de la situación de todos los proyectos así como aprovechar las buenas prácticas que se consiguen en los diferentes proyectos para favorecer una ejecución eficiente y efectividad.
Si estás pensando en montar una PMO en tu organización, no dudes en contactar con nosotros en info@werkomus.com
Business Process Management
Volvemos a felicitar a nuestro director de operaciones e innovación por su nueva publicación en Computer World.
No os la perdais.
El acta de reuniones y la eficiencia en la transformación de la organización
Uno de los principales problemas en las organizaciones es el cumplimiento de los compromisos adquiridos en reuniones que suman tareas a la actividad diaria de las personas. Las actas facilitan obtener resultados exitosos.
Las reuniones es uno de los eventos clave en la gestión empresarial dado que paralizan de su actividad diaria a un grupo de personas con el objetivo de solucionar situaciones, transformar la organización o mejorar su rendimiento.
Justamente por esto es clave ser selectivo con los participantes a éstas para garantizar una aportación de valor a la organización en el tema a tratar y que compense los retrasos en la actividad diaria. si tienes dudas, valora el coste en personas de la reunión y en el retorno esperado de ésta.
Si vamos más allá de lo anterior, cualquier reunión requiere de la colaboración (en forma de conocimiento, experiencia o actividad) de los participantes, y es crítico definir los acuerdos y compromisos adoptados. Pero es habitual encontrarse a nivel individual con interpretaciones de dichos acuerdos que dificultan su adopción.
Aquí es donde aparecen las actas como un documento objetivo que resume (de manera detallada) los puntos a abordar en la reunión, los temas y acuerdos generales (adoptados y descartados), las tareas y compromisos individuales adoptados, las fechas límite para cada tarea y compromiso, y los temas que han surgido en la reunión más allá del alcance de ésta a abordar en futuras reuniones.
Éste acta debe ser realizado por uno de los participantes de la reunión y ser enviado a todos sus participantes para clarificar posibles malos entendidos y para agendar las responsabilidades individuales y globales.
Pero, ¿qué conseguimos con esto?
- Desarrollar una cultura proyectual de compromiso-acción.
- Facilitar la trazabilidad y seguimiento de las actividades.
- Facilitar la priorización de actividades y del “día a día”
- Tener accesible conocimiento organizativo de alto valor (para evitar duplicar futuros esfuerzos)
- Introducir un forma de trabajo eficiente y efectiva
- Involucrar a las personas en la gestión
- Fomentar la transparencia de los equipos de trabajo
¿Quieres acceder a la plantilla de actas de Werkomus? No dudes en contactar con nosotros en info@werkomus.com
Comercio electrónico en las PYMES
“El comercio electrónico va más allá de la venta on-line de productos y servicios” es como comienza el artículo de nuestro director de operaciones e innovación Christian Estay en la Revista CAPEIPI de la Cámara de la Pequeña y Mediana Empresa de Pichincha.
Haz click aquí para acceder al artículo completo
Si estás interesado en evaluar las oportunidades de introducir la venta on-line en tu organización o quieres conocer tu nivel de preparación, contacte en info@werkomus.com.
6 claves en la gestión del cambio
Las organizaciones actuales están en un continuo proceso de transformación hacia un enfoque de mejora de producto y reducción de costes, un aumento del foco en el cliente y en la calidad, o la evolución hacia una Organización 4.0.
Este proceso genera un estado continuo de estrés organizativo (procesual, tecnológico y personal) generado por dichos cambios (al igual que en las personas), y proponemos 6 aspectos clave imprescindibles para gestionar dichos cambios.
- Integración con el proyecto. La gestión del cambio es un proceso que se debe adaptar a la evolución del proyecto de transformación para evitar caer en el escenario del “cambio sobre el cambio del cambio”, creando un escenario de cambio directo y fácil de asimilar por la organización.
- La transparencia. Las personas son los agentes clave en el proceso de transformación y es vital ofrecer un nivel de transparencia del proceso que les permita comprender las razones del cambio, actuando a su vez como facilitador del proceso de cambio.
- Contar con “Campeones”. Los campeones son personas referentes y ejemplos a seguir por parte de toda la organización, por lo que es crítico contar con su criterio a la hora de definir el proceso de cambio, y contar con él en su despliegue.
- Fomentar la comunicación y participación de toda la organización. Abrir diferentes espacios de comunicación donde las personas puedan compartir sus inquietudes e ideas sobre el proceso de cambio, y donde puedan ser resueltas y consideradas incentivando el cambio. Algunos ejemplos son la Intranet, sesiones virtuales, encuentros presenciales, utilizar un hashtag, etc.
- Identificar el mapa de procesos críticos. El proceso de cambio debe vigilar y reforzar los procesos críticos de cambio controlando su impacto en personas, tecnologías y procesos, y garantizando el correcto funcionamiento del negocio durante el proceso.
- Formar, formar, formar y escuchar. La formación junto con la comunicación es un aspecto clave en el proceso de cambio para ayudar a preparar a las personas para desempeñar sus nuevas funciones. Asimismo, es un buen espacio en el cual promover el debate con la organización.
Si quiere analizar el proceso de gestión del cambio más adecuado para su organización, o evaluar los beneficios que pudieran reportarle aplicar este proceso no duden en contactar a info@werkomus.com.
Ciudades Digitales: Cuando los modelos de innovación son sostenibles
Gran Noticia!!! ComputerWorld vuelve a lanzar un artículo de nuestro Director de Operaciones e Innovación Christian Estay sobre innovación sostenible aplicada a SmartCities. Es muy interesante y lo puedes consultar desde el siguiente link:
Para acceder a su artículo pulsa aquí. O descarga la edición PDF.
Recuerda que, para cualquier tema o inquietud que tengas en temas relacionados con Transformación Digital de tu negocio puedes contactar en info@werkomus.com
Artículo del Director de Operaciones e Innovación de Werkomus en Computer World – Consultorías TIC
Desde Werkomus queremos felicitar a nuestro Director de Operaciones e Innovación Christian Estay por el artículo “Consultorías TIC” publicado en la edición de marzo de la Revista Computer World.
Dentro de este artículo se muestran reflexiones sobre el sector económico y su futuro para preparar a las organizaciones a dar el salto hacia las nuevas formas de organización que ahora apuntan a la empresas 4.0 (entre otras), y mostrando un nuevo paradigma donde el camino a seguir es tan importante como la meta a conseguir.
NO PERDAIS LA OPORTUNIDAD DE LEERLO!!!
PMO en la empresa ¿Qué ocurre en la realidad?
