Uno de los principales problemas en las organizaciones es el cumplimiento de los compromisos adquiridos en reuniones que suman tareas a la actividad diaria de las personas. Las actas facilitan obtener resultados exitosos.
Las reuniones es uno de los eventos clave en la gestión empresarial dado que paralizan de su actividad diaria a un grupo de personas con el objetivo de solucionar situaciones, transformar la organización o mejorar su rendimiento.
Justamente por esto es clave ser selectivo con los participantes a éstas para garantizar una aportación de valor a la organización en el tema a tratar y que compense los retrasos en la actividad diaria. si tienes dudas, valora el coste en personas de la reunión y en el retorno esperado de ésta.
Si vamos más allá de lo anterior, cualquier reunión requiere de la colaboración (en forma de conocimiento, experiencia o actividad) de los participantes, y es crítico definir los acuerdos y compromisos adoptados. Pero es habitual encontrarse a nivel individual con interpretaciones de dichos acuerdos que dificultan su adopción.
Aquí es donde aparecen las actas como un documento objetivo que resume (de manera detallada) los puntos a abordar en la reunión, los temas y acuerdos generales (adoptados y descartados), las tareas y compromisos individuales adoptados, las fechas límite para cada tarea y compromiso, y los temas que han surgido en la reunión más allá del alcance de ésta a abordar en futuras reuniones.
Éste acta debe ser realizado por uno de los participantes de la reunión y ser enviado a todos sus participantes para clarificar posibles malos entendidos y para agendar las responsabilidades individuales y globales.
Pero, ¿qué conseguimos con esto?
- Desarrollar una cultura proyectual de compromiso-acción.
- Facilitar la trazabilidad y seguimiento de las actividades.
- Facilitar la priorización de actividades y del “día a día”
- Tener accesible conocimiento organizativo de alto valor (para evitar duplicar futuros esfuerzos)
- Introducir un forma de trabajo eficiente y efectiva
- Involucrar a las personas en la gestión
- Fomentar la transparencia de los equipos de trabajo
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