Matriz de Asignación de Responsabilidad (RACI)

Matriz de Asignación de Responsabilidad (RACI): ¡Para una comunicación eficaz en sus proyectos!

La matriz de asignación de responsabilidad (RACI) es una herramienta de gestión de proyectos que se utiliza para relacionar las responsabilidades las personas con las actividades que requiere un proyecto para llevarlo a cabo de manera efectiva.

RACI es recomendable tanto para pequeños equipos, aunque parezcan obvias las actividades, pues ayuda a resolver posibles conflictos de responsabilidades, como para grandes equipos que entremezclan sus funciones.

Filosofía de la herramienta RACI.

El éxito de todo proyecto depende de una comunicación eficaz en un equipo de trabajo, ya que debe quedar claro quién hace qué y qué hace cada quién.

Componentes de la matriz (RACI).

Esta matriz consiste en una representación gráfica con un formato matricial que consta de un eje vertical que corresponde a las actividades del proyecto y un eje horizontal que corresponde a los perfiles de Responsible (R), Accountable (A), Consulted (C), Informed (I).

Es decir, los roles de responsable, quien rinde cuentas, persona consultada y persona informada.

  1. Responsable (R-responsible): es el rol que debe seguir la persona que materializa la actividad. Suele ser una sola persona, pero dependiendo del proyecto puede ser un equipo.
  1. Quien rinde cuentas (A – accountable): es el rol que le corresponde a la persona que debe rendir cuentas de la actividad o actividades realizadas por el responsable o responsables de la misma. Por tanto, la comunicación entre el rol de responsable y este rol deber ser estrecha, constante y eficaz.
  1. Consultado (C-consulted): dentro de un proyecto son las personas encargadas de emitir opiniones acerca de las tareas realizadas o la conducción de la tarea. Debe existir suficiente retroalimentación entre la persona consultada y la persona o el equipo responsable.
  1. Informado (I-informed). El rol del informado consiste en dar fe de la entrada y salida de los procesos, simplemente está informado del comienzo o finalización de las actividades o fases del proyecto.

Roles adicionales

En caso de que se considere necesario para un proyecto determinado se puede agregar un perfil más, el rol de Soporte (S-support)que correspondería a la persona encargada de facilitar soportes técnico o el que sea necesario para la culminación de la tarea. En este caso estaríamos hablando de una matriz RASCI (responsable, quien rinde cuenta, soporte, consultado e informado).

Cuando surgen inconvenientes de asignación de roles o tareas a pesar de la implementación de la herramienta RACI, muchas veces el problema es un poco más profundo.

Puede ser que no se cuente con personas capacitadas para llevar a cabo las tareas o puede que existan problemas de comunicación y no se esté transmitiendo adecuadamente las responsabilidades y actividades que se deben desarrollar.

Para una eficaz aplicación de esta herramienta no dude en consultarnos en info@werkomus.com.

Transformación Estratégica

Transformación digital: decálogo de preguntas clave

Transformación Digital es trabajar en cuatro ámbitos:

  • Consultoría TIC,
  • Gestión por procesos y calidad,
  • Gestión del cambio, y
  • Gestión de partners tecnológicos.

Trabajar en estos ámbitos requiere responder varias preguntas, algunas de las cuales pueden resumirse en las siguientes categorías:

  1. La Propuesta de Valor.  ¿digitalizar para qué? ¿porque sí? ¿más productividad, aumentar velocidad de aprendizaje, ordenar y automatizar, llegar a nuevos clientes, o qué? ¿tengo la inversión suficiente?
  2. Los partners y aliados. ¿estoy integrado en una cadena de valor digital con todos los eslabones de mi negocio y de otros negocios relacionados que me aportan valor? ¿quienes deben ser mis partners tecnológicos?
  3. Los recursos: ¿cuál es y qué hago con mi activo analógico? ¿y con mi activo social y de personas que forman parte de la empresa y su contexto inmediato y mediato? ¿qué hago con los recursos y procesos analógicos, o no digitales? ¿tengo una estrategia blended o un roadmap tecnológico integral para compatibilizar personas con procesos analógicos y digitales?
  4. Las actividades: ¿he y hemos superado el miedo al cambio, al “así siempre nos ha ido bien”? ¿cómo dirigiré la transformación, externa, interna, central, integral?
  5. Los canales: ¿tengo claro que ahora podré competir en igualdad de condiciones con empresas más grandes? ¿está preparada mi cadena productiva y logística? ¿se ha analizado mi capacidad de crecimiento físico y material? ¿podré atender y responder a todos los pedidos?
  6. El cliente externo: ¿pensé como fidelizar a mis clientes digitalmente y cómo llegar a nuevos clientes? ¿tendré los ojos del cliente?
  7. El cliente interno: ¿tengo claro cómo abordaré la defensa de las estructuras actuales? ¿he dedicado personal y tiempo para abordar la transformación? ¿cómo supliré la falta de experiencia? ¿está involucrada la alta direccion y la propiedad? ¿y qué ocurre con los que no quieren cambiar y son valiosos?
  8. Los costes: ¿mi estilo y equipo de gestión está motivado para un cambio que no será puntual, sino constante? ¿qué harán cuando se acabe la consultoría o proyecto de transformación digital? ¿cómo enfrentarán el posterior proceso de gestión del proyecto digital del negocio? ¿controlo el cambio? ¿reforzaré mi posicionamiento en el sector y dentro de la empresa?
  9. El beneficio: ¿entiendo mi nuevo modelo de negocio? ¿es nuevo o es un reshape del anterior? ¿cuál es la vida útil del modelo de negocio? ¿reharé mi gestión financiera, comercial, y de otras funciones del negocio?
  10. La innovación: ¿estoy preparado para la espiral de innovación que se generará? ¿será sostenible o puntual? ¿cómo convertiré la innovación en un proceso y al mismo tiempo en un activo?

Si está en un proceso de transformación digital y desea ampliar la perspectiva del cambio,  piensa que ha terminado la transformación y desea iniciar el proceso de gestionar el proyecto digital de negocio, desea saber cual es el modelo de negocio de la transformación organizacional, o está interesado en organizar una charla o seminario para su empresa sobre cómo enfrentar el inicio de la digitalización contáctenos a info@werkomus.com .

 

Transformación Digital - hacia donde vamos?

¿La Transformación Digital a qué conduce?

Se habla mucho de Transformación Digital como un proceso que intenta explotar las TIC en los negocios. Pero, ¿qué se espera como resultado?

La Transformación Digital ha sido el nombre dado a “todo lo que se sea necesario orquestar” para explotar las TIC en los negocios, pero considerando que, con o sin Transformación Digital, las TIC se explotarían sí o sí.

Las empresas están invirtiendo o prevén invertir muchos recursos en esta transformación y, por este motivo, hay que saber lo que se puede esperar al final de este proceso. Dependiendo esta inversión del estado inicial de madurez de la organización, y de varias variables que podemos resumir en:

  • nivel de digitalización de los clientes,
  • empatía cultural y organizacional al cambio, y
  • presupuesto para hacer sostenibles las nuevas adquisiciones e infraestructuras tecnológicas.

Eso sí, la Transformación Digital siempre debe conducir al crecimiento económico de la empresa y al desarrollo de las personas que se relacionan con ella. La Transformación Digital no es una automatización simple, es un proceso completo e integral, que va alineado a la Transformación Estratégica y a la Transformación Organizacional.

La Transformación Digital puede conducir a muchos resultados, por supuesto no excluyentes, de los cuales siempre es bueno aclarar que se pueden mezclar diversos objetivos:

Si quiere iniciar un proceso de Transformación Digital o se encuentra involucrado en uno y quiere saber qué orientación seguir y como acelerar sus resultados, puede contactarnos en info@werkomus.com.

¿Estrategia digital o estrategia con operaciones digitales?

¿Estrategia digital o estrategia con operaciones digitales?

¿Estrategia digital o estrategia con operaciones digitales?

Es cada vez más frecuente leer en miles de páginas de internet acerca de la importante e imperiosa necesidad de que las empresas posean una estrategia digital.

Cuando se ha trabajado por muchos años en el ámbito de la estrategia se sabe perfectamente que estrategia hay y debe haber una por empresa.Tanto el estratega como el planificador estratégico saben perfectamente que desplegar, ejecutar, dar seguimiento y evaluar una estrategia es un proceso costoso en tiempo y en dinero.

Otra cosa son las SUB-estrategias como “la estrategia de marketing” o  “la estrategia financiera”, así como las llamadas estrategias focales, como “la estrategia digital”. Mención aparte, están las denominadas estrategias coyunturales, que en realidad muchas veces es un portafolio de acciones para un tema específico, por ejemplo “la estrategia de modificación de una línea de producción”. No queremos entrar en la tipología de estrategias, sino hacer ver que en todo caso, o son SUB-estrategias, o son portafolios o programas de proyectos.

Recientemente se habla mucho de las estrategias digitales, o más bien, las acciones y prácticas organizacionales para aprovechar al máximo los recursos y herramientas digitales.

No creemos que esta organización de recursos y herramientas requiera una estrategia propia pues hablamos de gestionar estratégicamente un recurso contemporáneo: lo digital, si queremos llamarlo así. También sería absurdo crear una estrategia para un recurso cuya existencia es transversal en todo sentido a las empresas y las personas, y por lo mismo es parte de cada elemento de una empresa.

Lo importante es que la estrategia de empresa, la estrategia organizacional, incorpore en su quid, en su visión, en su esencia que ella debe existir en un escenario digital, en un escenario donde deberán contener y se relacionará con actores mediante operaciones digitales, lo cual implica dar un espacio especial a la valorización de los activos digitales, y a la puesta en escena de acciones digitales.

Creemos que existe mucha confusión y poca experiencia sobre lo que se entiende por estrategia digital y muchas empresas confían en consejeros que les llevan a “añadir” otra estrategia más a su ya abultado coste administrativo. Hablar de “la estrategia digital” tiene sentido inicial, pero a nivel de práxis estratégica, las buenas experiencias y las empresas solventes y duraderas, son aquellas que cuando se trata de tecnologías y sus consecuencias (como la digitalización), mantienen su foco en el negocio y adaptan su estrategia a la incorporación de las nuevas tendencias estables y sólidas que les darán beneficios. Se dice que Kodak desapareció o perdió mercado porque no supo tener una estrategia ante las cámaras digitales, pero en realidad lo que ocurrió fue forzar su estrategia a no incorporar lo digital como recurso clave de los mercados sin dejar de lado su esencia. Ahora Kodak resucita porque se vio que lo digital no es lo que todos los mercados buscan.

El caso Kodak demuestra que las estrategias siempre parten de identificar al cliente que consume y paga por un producto, sea digital o no.

Y volviendo al caso de “la estrategia digital”. Si el recurso digital se hace parte de la estrategia a través de acciones estratégicas, objetivos transversales, presupuestación localizada o transversal, KPI específicos, por ejemplo, es posible que surjan despliegues digitales de la estrategia, o despliegues estratégicos de la digitalización. Diversas experiencias muestran que en estos casos, la empresa ha mantenido su foco en su negocio real, y no se ha distraído en intentar estar al día en “lo digital” que al final terminan muchas veces consumiendo otros recursos clave.

La experiencia y los casos sólidamente demostrados avalan estas reflexiones. Si desea ampliarlas escríbanos a info@werkomus.com para concertar un taller o una charla para profundizar estas ideas.

 

Organización 4.0

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La volatilidad y dinamismo de los mercados actuales han cambiado el paradigma de la gestión empresarial, apareciendo las Organizaciones 4.0 donde las claves de este nuevo escenario son la gestión de la innovación, la información, la incorporación de conocimiento, la movilidad y la interoperabilidad dentro y fuera de la empresa para sobrevivir en dichos mercados.

Ejemplos como la creación masiva de conocimiento y la rápida evolución de las tecnologías (IoT, Big Data, Cloud Computing, almacenamiento digital, wearables, interconexión de cadenas de valor) están generando una fuerte transformación de dichos mercados siendo claves la agilidad y creatividad de las organizaciones para la supervivencia.

Esta situación obliga a las empresas a redefinirse para mantener y mejorar su presencia y competitividad en los mercados, lo que requiere una transformación de su organización a nivel Organizativo y Tecnológico.

En esta realidad, aspectos como la accesibilidad a la información, la capacidad de decisión, el empoderamiento y las personas se deban alinear para conseguir respuestas y resultados ágiles y efectivos que permitan mantener a futuro la confianza de nuestros clientes.

En la actualidad las organizaciones se pueden diferenciar por tipos de enfoque de gestión, identificando 3 situaciones generales:

Situación 1 (Foco en el producto y en la reducción de costes):

  • Realización de inversiones en capital productivo (Tecnología).
  • Búsqueda de la alta ocupación de capacidad operativa.
  • Estandarización de productos y procesos.
  • Plantilla altamente especializada y foco en la división del trabajo.
  • Organigramas verticalizados.

Situación 2 (Foco en el cliente y en la calidad total):

  • Orientación de los procesos y de la cadena de valor hacia el cliente.
  • Aplicación de modelos de Calidad Total (TQM) para satisfacer al cliente.
  • Alineación de los departamentos de Diseño, Logística, Producción, Marketing, Distribución, Finanzas a las necesidades del cliente.
  • La plantilla aporta esfuerzo, motivación, compromiso y creatividad para solucionar los problemas del cliente.
  • Organigramas más planos.

Para reforzar la visión inicial que nos generemos, es importante valorar también de manera objetiva el nivel de algunas características para validar dicha situación:

  • Voluntad de transformación
  • Jerarquización de la organización (Plana frente Vertical).
  • Volumen y estructuración de la información.
  • Inversión en Tecnología para la organización (a nivel productivo y a nivel de gestión).
  • Cultura de cooperación empresarial (interna y con proveedores y clientes).
  • Actitud innovadora en la organización (en producto, procesos y gestión).
  • Relaciones laborales con los empleados (Conflictiva frente Cooperativa).
  • Habilidades y conocimientos disponibles actuales e innovadores.
  • Formación recibida por los empleados.
  • Transparencia de la estrategia con los empleados.

A partir de este momento comenzaremos a estar preparados para definir el Plan de Acción que nos permitirá transformar nuestro negocio en corto plazo en una Organización 4.0 considerando los pilares de estrategia e innovación, desarrollo organizacional, gestión de proyectos y tecnologías y Finanzas corporativas.

Si desea conocer más cómo analizar la situación de su organización o desea saber cómo transformar su organización, contáctenos a info@werkomus.com.

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Estrategia de transformación digital en diez pasos

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Desde los orígenes de la computación a nivel organizacional en los años 60, ha estado madurando el campo de la Informática. En algunos intentos la Informática pasó por varias etapas: despliegue, gestión, uso e impacto. Esta primera categoría de etapas obedecía a una computación que solamente se desplegaba dentro de las empresas u organizaciones.

Esta clasificación ha quedado superada por la realidad de internet, la internet 2.0, y las redes sociales, donde las fronteras clásicas entre empresa y cliente han desaparecido o se han perneado. Ahora el cliente es parte de las empresas como activo y como tomador de las decisiones.

Solamente las organizaciones que comprendan esta realidad, sean públicas, privadas, sociales o plurales, estarán en condiciones de realmente conversar con el cliente y con sus empleados de tú-a-tú, serán capaces de retenerlos.

Al actuar así, podrán responder co-creando nuevas soluciones, nuevos modelos de negocio, y nuevos modelos de relación entre personas. Y eso, supondrá una verdadera innovación arquitectónica y una revolución en la forma de hacer negocios.

La literatura está aportando muchas ideas acerca de cómo llevar adelante este proceso de cambio y de transformación cultural, digital y de la propia innovación.

  1. Consolidar el concepto de omni-persona. Situar al cliente y al empleado como eje y foco de todo el proceso de negocio y del negocio en sí mismo.
  2. Construye una cultura 2.0 y una gestión 2.0. Mientras la primera permite acercar, retener y conversar con clientes, empleados y directivos, la segunda permite actuar de forma inteligente ante emociones, discursos y relaciones con y entre las personas.
  3. Sitúa la innovación como proceso de mejora continua y generadora de una única propuesta de valor. Crear una estrategia de innovación desde un alto nivel directivo permite que los procesos, productos, servicios y proyectos de innovación sean procesos co-creativos internos que incluyen a los clientes. Actuar inteligentemente con la innovación permite crear y mantener sostenible una propuesta de valor única.
  4. Construye los KPI y sus relaciones. “Lo que no se puede medir no se puede gestionar”. Esta frase lo resume todo, y debe ser el principio esencial de cualquier administrador y gestor.
  5. Define los vínculos emocionales que realmente sean de escucha. Crea tu marca, e imagen, tu sitio web, tu estrategia social media como medios para hablar con el público objetivo. Responder siempre mostrando presencia y manteniendo reputación.
  6. Construye una cultura dual, física y digital. Diseñar procesos y canales que no dependan de la tecnología para así sostener las estrategias y los sistemas de relacionamiento con el cliente (CRM), de experiencias con empleados (EEM) y clientes (CEM), con proveedores (SCM), etc. y así captar, conversar, fidelizar y mantener a los stakeholders.
  7. Analiza infraestructura tecnológica y organizacional. Es importante observar la propia organización y su entorno para visualizar la posibilidad de éxito de cualquier transformación.
  8. Integra los cambios a tus operaciones. Integrar los nuevos procesos derivados de la transformación deben pasar a ser commodities de la organización, ADN de su operación.
  9. Actualízate. Estar actualizado en materia de prospecciones, vigilancia, avances e innovaciones en esta materia son claves, pero siempre dejando claro la adaptación pertinente y adecuada a la realidad de cada organización. Estar al día es bueno, escuchar que no estamos al día es frecuente, valorizar los propios activos y fortalezas es vital.
  10. Involucra a la alta dirección / Involucrar al personal. Sin la participación y apoyo de la alta dirección el éxito será dudoso, pero tampoco lo será sin el involucramiento del personal.

Para conocer más detalle para aplicarlo en su empresa, contacte con nosotros en info@werkomus.com.