¿Qué es una PMO?

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Las oficinas de Gestión de proyectos o PMO (Project Management Office) son divisiones que tienen la misión de garantizar la definición y ejecución de los proyectos requeridos para conseguir los objetivos estratégicos de la organización.

En este contexto, la oficina de proyectos actúa como nexo entre las estrategias y las operaciones promoviendo la actuación sobre los principales hitos requeridos para cumplir con las necesidades de la organización.

La traducción de todo lo anterior se materializa en la ejecución de múltiples proyectos que actúan sobre todas la áreas de la organización a nivel de tecnología, procesos y personas, siendo el principal reto establecer estándares que permitan gestionar estos proyectos tanto a nivel individual como a nivel global.

¿Por qué se requiere estandarizar?

La gestión de proyectos, al igual que cualquier otro ámbito de conocimiento o actuación, tiene cierto nivel de complejidad. De una manera muy resumida, los principales aspectos en la gestión de un proyecto se basa en la triada Tiempo-Calidad-Coste (y siendo purista habría que añadir a estos el Alcance del mismo proyecto), requiriendo de indicadores que permitan su estado en todo momento.

La definición de estos indicadores es clave antes de iniciar el proyecto, contando con las percepciones y opiniones de todos los actores involucrados (principalmente las personas del comité de proyecto que se encargaran de facilitar la toma de decisiones y la evolución del proyecto).

Si esto lo extrapolamos a múltiples proyectos de una misma organización, es muy habitual disponer una gran variedad de criterios en la definición de dichos indicadores, lo que, aun manteniendo una esencia de objetividad, impiden poder hacer un seguimiento global de la situación de todos los proyectos así como aprovechar las buenas prácticas que se consiguen en los diferentes proyectos para favorecer una ejecución eficiente y efectividad.

Si estás pensando en montar una PMO en tu organización, no dudes en contactar con nosotros en info@werkomus.com

Matriz de Asignación de Responsabilidad (RACI)

Matriz de Asignación de Responsabilidad (RACI): ¡Para una comunicación eficaz en sus proyectos!

La matriz de asignación de responsabilidad (RACI) es una herramienta de gestión de proyectos que se utiliza para relacionar las responsabilidades las personas con las actividades que requiere un proyecto para llevarlo a cabo de manera efectiva.

RACI es recomendable tanto para pequeños equipos, aunque parezcan obvias las actividades, pues ayuda a resolver posibles conflictos de responsabilidades, como para grandes equipos que entremezclan sus funciones.

Filosofía de la herramienta RACI.

El éxito de todo proyecto depende de una comunicación eficaz en un equipo de trabajo, ya que debe quedar claro quién hace qué y qué hace cada quién.

Componentes de la matriz (RACI).

Esta matriz consiste en una representación gráfica con un formato matricial que consta de un eje vertical que corresponde a las actividades del proyecto y un eje horizontal que corresponde a los perfiles de Responsible (R), Accountable (A), Consulted (C), Informed (I).

Es decir, los roles de responsable, quien rinde cuentas, persona consultada y persona informada.

  1. Responsable (R-responsible): es el rol que debe seguir la persona que materializa la actividad. Suele ser una sola persona, pero dependiendo del proyecto puede ser un equipo.
  1. Quien rinde cuentas (A – accountable): es el rol que le corresponde a la persona que debe rendir cuentas de la actividad o actividades realizadas por el responsable o responsables de la misma. Por tanto, la comunicación entre el rol de responsable y este rol deber ser estrecha, constante y eficaz.
  1. Consultado (C-consulted): dentro de un proyecto son las personas encargadas de emitir opiniones acerca de las tareas realizadas o la conducción de la tarea. Debe existir suficiente retroalimentación entre la persona consultada y la persona o el equipo responsable.
  1. Informado (I-informed). El rol del informado consiste en dar fe de la entrada y salida de los procesos, simplemente está informado del comienzo o finalización de las actividades o fases del proyecto.

Roles adicionales

En caso de que se considere necesario para un proyecto determinado se puede agregar un perfil más, el rol de Soporte (S-support)que correspondería a la persona encargada de facilitar soportes técnico o el que sea necesario para la culminación de la tarea. En este caso estaríamos hablando de una matriz RASCI (responsable, quien rinde cuenta, soporte, consultado e informado).

Cuando surgen inconvenientes de asignación de roles o tareas a pesar de la implementación de la herramienta RACI, muchas veces el problema es un poco más profundo.

Puede ser que no se cuente con personas capacitadas para llevar a cabo las tareas o puede que existan problemas de comunicación y no se esté transmitiendo adecuadamente las responsabilidades y actividades que se deben desarrollar.

Para una eficaz aplicación de esta herramienta no dude en consultarnos en info@werkomus.com.

Cómo controlar la locura del portfolio de proyectos

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Saber escoger la herramienta de gestión de proyectos a usar y saber aplicar buenas prácticas de gestión, suele ser un problema metodológico de la función de PMO (sea formal o no en una organización). Pero ¿sabemos por qué pasa ésto?

El dinamismo del mercado actual está forzando a las organizaciones a transformarse, ¿para qué?:

  • para mejorar el producto y reducir costes,
  • para aumentar su foco en el cliente y en la calidad, o
  • para evolucionar hacia una organización 4.0.

Como resultado, aparecen múltiples iniciativas o proyectos enfocados a alguno (o varios) de estos focos. Sin olvidar las operaciones diarias del negocio.

Estas actuaciones pueden estar interrelacionadas entre sí o ser independientes, y esto le confiera una mayor complejidad a su gestión, siendo clave tener una visión global e individual de su estado.

Para poder realizar esta gestión existen múltiples herramientas en el mercado, pero es clave identificar que variables son clave en la gestión, así como los indicadores que nos ayudarán a tomar decisiones de manera ágil y efectiva.

La integración con calendarios laborales, el control de las actividades y las facturas de proveedores, los costes laborales, los costes de recursos, las cargas de trabajo ylos  tasks forces, el control de stock de recursos, la interrelación con el plan estratégico o las lecciones aprendidas, son algunas funcionalidades a analizar en las herramientas de gestión de PMOs para evaluar el valor que aportan en la gestión de la organización.

Es también clave la interconexión de la solución con los sistemas existentes (ERP; CRM; MRP; RRSS; HRIS; o cualquier otro sistema informático) para garantizar la integridad de los datos y de la información para garantizar que las decisiones de la PMO y de la organización se puedan realizar en cualquier momento con total garantía.

Hay que remarcar que estas herramientas suelen ser muy poco flexibles, y que en muchas ocasiones se requerirán soluciones satélites para temas específicos asociados a la idiosincrasia y características de la misma organización, pero todo y esto, generan un alto valor añadido al negocio en momentos de transformación donde hay muchos recursos humanos, materiales y económicos sobre la mesa, y donde la toma decisiones puede generar ahorros relevantes.

Si quiere conocer más detalles sobre que solución escoger para su organización, no dude en contactar con info@werkomus.com.

La hoja de ruta de la PMO. ¿Por qué la necesitas?

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La gestión de múltiples proyectos o iniciativas en paralelo es una práctica cada vez más habitual dentro de las organizaciones, lo que requiere de metodologías adaptadas a la organización que permita diseñar soluciones, desarrollarlas y desplegarlas a través de la función de PMO (sea esta formal o no formal en la organización). Pero ¿Qué beneficios nos aporta esta nueva función?

El dinamismo del mercado actual está forzando a las organizaciones a transformarse, ¿para qué?:

  • para mejorar el producto y reducir costes,
  • para aumentar su foco en el cliente y en la calidad, o
  • para evolucionar hacia una organización 4.0.

Como respuesta a este escenario, y alineado a la estrategia del negocio, aparecen una gran variedad de iniciativas y proyectos enfocados a alguno (o varios) de estos focos. Siempre garantizando la normalidad de las operaciones diarias del negocio.

Estas actuaciones tácticas conforman el portafolio de proyecto y aparecen como respuesta a las líneas estratégicas del negocio, pudiendo estar interrelacionadas entre sí o ser independientes, lo que le confiera una mayor complejidad a su gestión.

La razón de ser de una Oficina de Proyectos (PMO, Project Management Office) es la gestión global, y holística, de todas estas nuevas iniciativas que permitan optimizar los esfuerzos organizativos en personas y recursos y los esfuerzos de los proveedores involucrados, cumpliendo con los pactos acordados para la obtención de resultados, así como garantizar el funcionamiento del negocio.

Entonces, ¿Qué conseguiré con la función de PMO?:

  • garantizar el correcto y ordenado despliegue de las iniciativas y proyectos de manera eficiente,
  • balancear el equilibrio entre el proyecto y las operaciones diarias, las cargas de trabajo, control y minimización de las desviaciones presupuestarias,
  • gestionar proveedores y garantizar el correcto desarrollo de los entregables, y
  • poner en marcha las soluciones y la consecución de los resultados previstos en todas y cada una de las iniciativas.

Para conseguirlo, es importante utilizar metodologías, herramientas e indicadores estándares que faciliten la comunicación con todas las personas de la organización (estén o no involucradas en el proyecto), y que muestren la evolución general de todas la iniciativas dentro del portafolio de proyectos en Tiempo, Calidad y Coste.

Por ello, es importante identificar y definir que información es necesaria para tomar decisiones dentro de la organización ante imprevistos o desviaciones, tanto para hoy como a futuro.

Si quiere analizar la introducción de la función de PMO en su organización, o evaluar los beneficios que pudieran reportarle a su organización no duden en contactar a info@werkomus.com.