La gestión de múltiples proyectos o iniciativas en paralelo es una práctica cada vez más habitual dentro de las organizaciones, lo que requiere de metodologías adaptadas a la organización que permita diseñar soluciones, desarrollarlas y desplegarlas a través de la función de PMO (sea esta formal o no formal en la organización). Pero ¿Qué beneficios nos aporta esta nueva función?
El dinamismo del mercado actual está forzando a las organizaciones a transformarse, ¿para qué?:
- para mejorar el producto y reducir costes,
- para aumentar su foco en el cliente y en la calidad, o
- para evolucionar hacia una organización 4.0.
Como respuesta a este escenario, y alineado a la estrategia del negocio, aparecen una gran variedad de iniciativas y proyectos enfocados a alguno (o varios) de estos focos. Siempre garantizando la normalidad de las operaciones diarias del negocio.
Estas actuaciones tácticas conforman el portafolio de proyecto y aparecen como respuesta a las líneas estratégicas del negocio, pudiendo estar interrelacionadas entre sí o ser independientes, lo que le confiera una mayor complejidad a su gestión.
La razón de ser de una Oficina de Proyectos (PMO, Project Management Office) es la gestión global, y holística, de todas estas nuevas iniciativas que permitan optimizar los esfuerzos organizativos en personas y recursos y los esfuerzos de los proveedores involucrados, cumpliendo con los pactos acordados para la obtención de resultados, así como garantizar el funcionamiento del negocio.
Entonces, ¿Qué conseguiré con la función de PMO?:
- garantizar el correcto y ordenado despliegue de las iniciativas y proyectos de manera eficiente,
- balancear el equilibrio entre el proyecto y las operaciones diarias, las cargas de trabajo, control y minimización de las desviaciones presupuestarias,
- gestionar proveedores y garantizar el correcto desarrollo de los entregables, y
- poner en marcha las soluciones y la consecución de los resultados previstos en todas y cada una de las iniciativas.
Para conseguirlo, es importante utilizar metodologías, herramientas e indicadores estándares que faciliten la comunicación con todas las personas de la organización (estén o no involucradas en el proyecto), y que muestren la evolución general de todas la iniciativas dentro del portafolio de proyectos en Tiempo, Calidad y Coste.
Por ello, es importante identificar y definir que información es necesaria para tomar decisiones dentro de la organización ante imprevistos o desviaciones, tanto para hoy como a futuro.
Si quiere analizar la introducción de la función de PMO en su organización, o evaluar los beneficios que pudieran reportarle a su organización no duden en contactar a info@werkomus.com.