Cómo controlar la locura del portfolio de proyectos

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Saber escoger la herramienta de gestión de proyectos a usar y saber aplicar buenas prácticas de gestión, suele ser un problema metodológico de la función de PMO (sea formal o no en una organización). Pero ¿sabemos por qué pasa ésto?

El dinamismo del mercado actual está forzando a las organizaciones a transformarse, ¿para qué?:

  • para mejorar el producto y reducir costes,
  • para aumentar su foco en el cliente y en la calidad, o
  • para evolucionar hacia una organización 4.0.

Como resultado, aparecen múltiples iniciativas o proyectos enfocados a alguno (o varios) de estos focos. Sin olvidar las operaciones diarias del negocio.

Estas actuaciones pueden estar interrelacionadas entre sí o ser independientes, y esto le confiera una mayor complejidad a su gestión, siendo clave tener una visión global e individual de su estado.

Para poder realizar esta gestión existen múltiples herramientas en el mercado, pero es clave identificar que variables son clave en la gestión, así como los indicadores que nos ayudarán a tomar decisiones de manera ágil y efectiva.

La integración con calendarios laborales, el control de las actividades y las facturas de proveedores, los costes laborales, los costes de recursos, las cargas de trabajo ylos  tasks forces, el control de stock de recursos, la interrelación con el plan estratégico o las lecciones aprendidas, son algunas funcionalidades a analizar en las herramientas de gestión de PMOs para evaluar el valor que aportan en la gestión de la organización.

Es también clave la interconexión de la solución con los sistemas existentes (ERP; CRM; MRP; RRSS; HRIS; o cualquier otro sistema informático) para garantizar la integridad de los datos y de la información para garantizar que las decisiones de la PMO y de la organización se puedan realizar en cualquier momento con total garantía.

Hay que remarcar que estas herramientas suelen ser muy poco flexibles, y que en muchas ocasiones se requerirán soluciones satélites para temas específicos asociados a la idiosincrasia y características de la misma organización, pero todo y esto, generan un alto valor añadido al negocio en momentos de transformación donde hay muchos recursos humanos, materiales y económicos sobre la mesa, y donde la toma decisiones puede generar ahorros relevantes.

Si quiere conocer más detalles sobre que solución escoger para su organización, no dude en contactar con info@werkomus.com.

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